Flash de conocimiento
Solicitud de documentos
SAUCE tiene configurados una serie de listados y documentos que te servirán de apoyo en tu trabajo diario. Para tener acceso a estos documentos, en primer lugar debes solicitar su generación y una vez generados ya podrás visualizarlos, imprimirlos, guardarlos en tu ordenador... El formato de los documentos que generes es el llamado "portable document format" (PDF), por lo que para poder trabajar con ellos debes disponer de algún programa que te permita manejar este formato, como el Acrobat Reader, que puedes descargar gratuitamente de la web de Adobe: www.adobe.es
Para solicitar un documento tienes que pulsar el botón de documentos de la botonera de cabecera que se indica en la figura:
Figura 1 Solicitud de documentos
Se abrirá una ventana donde aparece el árbol de los DOCUMENTOS DISPONIBLES.
Figura 2 Documentos disponibles
Pulsando sobre el botón "+" desplegarás las distintas ramas y podrás solicitar el documento deseado haciendo clic sobre él.
OJO: Sólo los nombres en naranja corresponden a documentos, los azules son los nombres de los bloques en los que se divide el árbol.
En la siguiente figura puedes ver desplegadas algunas ramas del árbol de documentos correspondiente al perfil Dirección, aunque como el número de documentos disponibles en SAUCE va incrementándose paulatinamente, éste árbol puede ir cambiando.
Figura 3 Árbol de Documentos semidesplegado
Para seleccionar un documento, haz clic en él y pueden darse dos casos:
1. Que el sistema no necesite ninguna información adicional y por lo tanto, comience a generar el documento directamente.
Figura 4 Generando documentos
2. Que el sistema necesite que aportes más parámetros para poder comenzar a generar el informe solicitado. En este caso, se abrirá un formulario donde podrás introducir dichos parámetros, tras lo cual la generación se pondrá en marcha y nos aparecerá la pantalla anterior.
Mientras el documento está siendo generado puedes seguir trabajando en SAUCE. Cuando el sistema haya terminado de generar el documento, te avisará de ello mediante un mensaje, ofreciéndote la posibilidad de visualizarlo en el mismo momento o dejarlo para más tarde.
Figura 5 Documento generado
Si pulsas el botón Aceptar y tienes instalado el software adecuado para manejar documentos en formato PDF, éste se activará y podrás visualizar, imprimir, o guardar en tu disco duro el documento obtenido, en caso de que no dispongas del programa adecuado, sólo podrás descargar el archivo en tu ordenador. Recuerda que puedes descargar gratuitamente Acrobat Reader de www.adobe.es
Si pulsas Cancelar se cerrará la pantalla sin mostrarte el documento, aunque siempre podrás consultarlo en otro momento pues SAUCE almacena los documentos que vas generando. Los documentos que te interesen deberías descargarlos y guardarlos en tu ordenador, ya que cada cierto tiempo SAUCE "hace limpieza" de documentos, borrando los que tienes generados.
Para ver todos los documentos que vas generando debes ir a Menú principal, Utilidades, Documentos solicitados
Figura 6 Documentos Solicitados
y llegarás a la pantalla siguiente:
Figura 7 Detalle de los Documentos Solicitados
De cada documento se muestran los siguientes datos:
- Fecha de solicitud: Es la fecha, incluida la hora, en la que solicitaste el documento. Además, es un campo activo que te permitirá ver el documento en pantalla, y te presentará las opciones mediante un menú emergente de imprimirlo, y/o descargarlo en tu ordenador.
- Documento solicitado: Muestra el nombre del documento.
- Estado: Describe la situación del documento (generado, con errores, procesando).
- Porcentaje de generación: En esta columna aparece el porcentaje del informe que ha sido generado. Si acabas de solicitar un informe, aquí podrás consultar lo que queda al sistema para terminar de generarlo.
- Fecha fin generación: Muestra la fecha, incluida la hora, en la que el sistema terminó de generar el documento.
- Fecha descarga: Se refiere a la fecha, incluida la hora, en la que visualizaste y/o descargaste el documento.
- Fecha aviso: Contiene la fecha, incluida la hora, en la que SAUCE te envió el mensaje de aviso relativo al estado del documento, informándote que éste ya se había generado o que se había producido algún error.
Esta página se refrescará automáticamente cada diez segundos aproximadamente para actualizar los datos de la tabla, en especial el porcentaje de generación. Si ocurre algún fallo que impida la generación del documento el sistema te avisará también mediante un mensaje.
Como también puedes ves, al pinchar sobre la fecha de solicitud de cada uno de ellos podemos optar por Ver el documento, Descargarlo en tu ordenador o Borrarlo definitivamente del sistema.
IMPORTANTE: Habitualmente se agiliza la generación del documento si tras Aceptar en la Figura 4, vas a Menú principal, Utilidades, Documentos solicitados.